کسب‌وکارها سالیانه هزینه‌ی زیادی را صرف نیازهای ارتباطی سازمان می‌کنند. آیا به دنبال راهکاری هستید که با استفاده از یک سیستم تلفن سازمانی قابل‌ اعتماد، علاوه بر کاهش هزینه‌ها تا ۵۰٪، دسترسی کارمندان دورکار به تماس‌های سازمانی را نیز ممکن سازید؟ شما با انتقال از شبکه PSTN به سیستم مدرن IP Phone می‌توانید از تمام این مزایا بهره‌مند شوید. در این مقاله به بررسی سیستم IP Phone و مزایای آن برای کسب‌وکارها می‌پردازیم.

Ip Phone آی پی فون چیست؟

یک سیستم تلفنی سنتی معمولا از تلفن‌های رومیزی و یک اتاق سرور برای پذیرش تماس‌ها تشکیل می‌شود. برای اتصال سرورها به هر تلفن آنالوگ، به یک خط تلفن احتیاج دارید و در نتیجه به کابل‌کشی در سراسر دفتر نیاز است.

یک سیستم تلفنی IP (IP PBX) این مشکل را برطرف می‌کند. سرور آن مبتنی بر ابر است و شما در داخل دفتر کار خود به اتاق سرور نیاز ندارید. این بدان معناست که شما نیازی به دردسرهای سیم‌کشی ندارید و می‌توانید تماس‌های ورودی را با اتصال به اینترنت دریافت کنید.

سیستم Ip Phone آی پی فون با استفاده از فناوری VoIP (پروتکل صوتی بر بستر اینترنت) اجرا می‌شود. این بدان معنا است که شما می‌توانید با استفاده از هر نوع اتصال به اینترنت، تماس تلفنی برقرار و دریافت کنید.

بنابراین، تلفن IP چگونه است؟

راه‌حل‌های VoIP به شما امکان می‌دهد با هر دستگاه متصل به اینترنت (تلفن IP یا SIP) تماس بگیرید که شامل موارد زیر است:

• تلفن‌های همراه
• لپ تاپ
• کامپیوتر شخصی

سیستم IP Phone چگونه کار می‌کند؟

در یک سیستم تلفن آی‌پی، هر تماس ورودی به سرور مجازی میزبانی شده توسط ارائه‌دهنده سرویس شما هدایت می‌شود. سپس ارائه‌دهنده VoIP شما تماس را به یک فایل صوتی تبدیل می‌کند و داده‌ها را به تلفن IP منتقل می‌کند.

در ادامه اجزای اساسی سیستم تلفن IP آورده شده است:

۱. PBX مجازی

این سرور که با عنوان PBX ابری نیز شناخته می‌شود، سرورهایی است که تماس‌های ورودی را مدیریت کرده و آن‌ها را به یک فایل صوتی تبدیل می‌کند. برای برقراری و دریافت تماس از طریق اینترنت به یک سرور میزبان cloud نیاز خواهید داشت.

۲. دروازه صدا

یک سیستم تلفن اداری سنتی از PSTN برای برقراری تماس با استفاده از اتصالات Cellular استفاده می‌کند. با این حال، سیستم جدید تلفن IP شما از دروازه‌های صوتی برای کنترل دسترسی به سیستم شما استفاده می‌کند.

شما با استفاده از این قابلیت می‌توانید تعیین کنید که چه کسی می‌تواند از سیستم VoIP شما استفاده کند و چه زمانی و کدام دستگاه‌ها متصل هستند.

۳. Gateways

این مولفه نحوه برقراری ارتباطات تلفنی شما را مدیریت می‌کند و با استفاده از آن می‌توانید از تلفن IP برای تماس با شماره غیر VoIP استفاده کنید.

دروازه‌ها می‌توانند با یک قاعده مسیریابی، به طور خودکار سریع‌ترین راه را برای اتصال تماس‌های خروجی شما پیدا کنند.

۴. تلفن Desk IP

شما همچنین می‌توانید با آداپتور Analog Telephone Adapter (ATA) تلفن‌های سنتی را به تلفن IP تبدیل کنید. این آداپتور به تلفن‌های سنتی شما متصل شده و آن‌ها را به اینترنت متصل می‌کند. آن‌ها صدای شما را به یک فایل صوتی تبدیل می‌کنند و برای شماره‌ای که با آن تماس می‌گیرید آدرس IP پیدا می‌کنند. این بدان معنی است که می‌توانید تماس‌های ویپی را با استفاده از تجهیزات غیر اینترنتی برقرار کنید.

انواع IP Phone

هر دو نوع سیستم تلفن IP با استفاده از (Private Branch Exchange)PBX اجرا می‌شوند.

۱. PBX داخلی‌

با PBX داخلی‌، تمام تجهیزات و سخت افزارهای لازم مانند اتصال تلفنی سیم مسی و سرور برای برقراری تماس VoIP در دفتر شما قرار دارند.

یک سیستم تلفنی IP داخلی با استفاده از اتصال LAN به PBX داخل دفتر کار شما متصل می‌شود. به راحتی می‌توانید ویژگی‌های پیشرفته اضافی را به آن اضافه کنید و از طریق درگاه‌های اضافی SIP امکان پشتیبان‌گیری از تلفن برای شما فراهم شده است.

از همه بهتر، شما بر نحوه کار سیستم تلفن VoIP خود کنترل دارید و می‌توانید خطوط و اتصالات را تغییر دهید. همه این‌ها در داخل دفتر شما است، اما برای انجام این کار ممکن است نیاز به تیم IT در داخل سازمان داشته باشید.

۲. مبتنی بر ابر (یا مجازی)

در سرویس تلفن VoIP ابری یا Hosted PBX، یک شرکت ثالث همه امور مربوط به سیستم تلفن IP شما را مدیریت می‌کند. راه اندازی، تعمیر و نگهداری به صورت مجازی انجام می‌شود و دیگر به نیروی متخصص IT حاضر در سازمان نیازی ندارید.

تمام آنچه شما نیاز دارید یک اتصال اینترنتی و دستگاهی برای نصب نرم‌افزار تلفن IP (مانند تلفن هوشمند) است و توانایی برقراری و دریافت تماس تلفنی با کیفیت بالا را خواهید داشت.

مزایای سیستم IP Phone

مزایای متعدد IP Phone ها باعث شده است که کسب‌وکارهای بیشتری این سیستم را جایگزین سیستم تلفن سنتی خود کنند. در ادامه برخی از این مزایا را بررسی می‌کنیم.

۱. راه‌اندازی و نگهداری ارزان

مسلماً مهم‌ترین نکته‌ برای یک کسب‌و‌کار کوچک، بودجه است. سیستم تلفنی IP ارزان‌تر از تلفن‌های سنتی وابسته به خطوط تلفن است چرا که شما برای استفاده از این سیستم به تجهیزات جدیدی نیاز ندارید و با دستگاه‌های متصل به اینترنت به آسانی در دسترس خواهد بود.

این بدان معناست که سیستم تلفن IP شما کمتر به نگهداری نیاز دارد و مشکلاتی مانند خراب شدن سیم یا گرم شدن بیش از حد سرورها وجود ندارد و تنها لازم است برنامه نرم‌افزاری را به‌روز نگه دارید.

۲. قابلیت اطمینان بالا

با استفاده از سیستم‌های تلفن IP، برقراری تماس‌ها فقط به یک چیز متکی است: اتصال به اینترنت. حتی اگر اینترنت خراب شود، با استفاده از امکان انتقال تماس (Call Forwarding)، همچنان می‌توانید تماس‌های خود را بر روی دستگاهی دیگری با هر اینترنتی دریافت کنید. همچنین با هدایت تماس‌ها به صندوق صوتی، حتی در مواقعی که اینترنت کاملا قطع است، هیچ تماسی را از دست نمی‌دهید.

۳. دسترسی از راه دور

کسب‌وکارها روز‌به‌روز پیش از گذشته به دورکاری روی می‌آورند و در شرایط فعلی نیز که به دلیل شیوع ویروس کرونا بسیاری از سازمان‌ها کاملا دورکار یا شیفتی شده‌اند، دسترسی به تماس‌های سازمانی در بیرون از سازمان امری ضروری است.

IP Phone ها این مشکل را برطرف کرده‌اند، چرا که به‌راحتی بر روی هر دستگاه متصل به اینترنت قابل تنظیم هستند و می‌توانید در هر مکانی بدون محدودیت جغرافیایی به تماس‌های سازمانی دسترسی داشته باشید.

۴. مقیاس‌پذیری بالا

مقیاس‌پذیری بالای IP Phone ها این امکان را به کسب‌وکارها می‌دهد تا در صورت تغییر در سازمان، به آسانی و بدون صرف هزینه اضافی، تعداد داخلی‌ها را افزایش یا کاهش دهند. این ویژگی خصوصاً برای مراکز تماس بسیار مناسب است که دائما تعداد نیروهایشان تغییر می‌کند و همگی به خط تلفن نیاز دارند.

سیستم‌های تلفن IP به همان اندازه که پهنای باند اینترنت شما اجازه بدهد،‌ برقراری تماس‌ها را ممکن می‌سازد. چرا که تمام ارتباطات شما (تماس‌های ویدئویی، پشتیبانی مشتری یا آموزش تیمی) تنها بر بستر اینترنت اتفاق می‌افتد. پیشنهاد ما استفاده از سرویس پهنای باند اختصاصی است چرا که علاوه بر عدم محدودیت در حجم مصرفی و پایداری بالا، سرعت آپلود و دانلود نامحدودی دارد و به دلیل اختصاصی بودن تماما به شما تخصیص می‌یابد.

۵. امکانات جانبی رایگان

تلفن‌های ابری امکانات متعددی نظیر فکس آنلاین، چت درون‌سازمانی، تلفن گویا (IVR)، صف تماس، صندوق صوتی، سیستم گزارش‌دهی و … را بدون نیاز به تجهیزات مجهزا برای کسب‌وکارها فراهم آورده است که روند پاسخگویی مشتریان را بهبود بخشیده و رضایت مشتریان را به دنبال خواهد داشت.

سیمیا سیستم با ارائه راهکار مرکز تماس سیمیا تمامی این امکانات را بر بستر اینترنت برای کسب‌وکارها فراهم آورده است. با تلفن ابری نکسفون می‌توانید به تماس‌های سازمانی خود از هر مکانی و بر روی هر دستگاهی (IP Phone، اپلیکیشن موبایل و پنل تحت وب سیمیا) دسترسی داشته باشید و از امکانات متعدد آن بهره‌مند شوید.

تلفن آی پی (IP Phone) چگونه راه اندازی میشود؟

تلفن IP یا همان تلفن‌های تحت شبکه به تلفن‌هایی گفته می‌شود که در سیستم voip استفاده می‌شوند. در واقع «IP Phone» یک دستگاه دیجیتال هوشمند است که واسط آن شبکه «LAN» می‌باشد و دارای آدرس «IP» و کانکتور مخصوص به خود است که به وسیله این‌ها می‌تواند درون هر پورتی از یک شبکه «LAN» قرار گیرد.
به دلیل اختصاص «IP» به این تلفن‌ها امکاناتی نظیر ارتباطات کنفرانس، پیام رسانی یکپارچه، چک کردن پست الکترونیک و… در اختیار کاربر قرار گرفته است.

این تلفن‌ها از نظر ظاهر و ابعاد شبیه به تلفن‌های آنالوگ هستند، اما ذاتا با یکدیگر متفاوتند.
در واقع تلفن‌های «IP» می‌توانند شماره‌های داخلی را با خود حمل کنند و در شبکه‌های کامپیوتری که به آن متصل می‌شوند، همانند یک دستگاه کامپیوتری ارتباط برقرار می‌کنند در حالی که ارتباط در تلفن‌های آنالوگ صرفا از طریق یک زوج سیم برقرار می‌شود.

تفاوت دیگر نیز در نحوه راه‌اندازی است به طوریکه در تلفن‌های سانترال تنظیمات داخلی برروی مرکز تلفن انجام می‌پذیرد و اما در تلفن‌های «IP» تنظیمات برروی گوشی انجام می‌گیرد.
«IP Phone»‌ها گوشی‌های ساده و معمولی نیستند بلکه می‌توان گفت کامپیوترهایی هستند که امکانات نرم افزاری و سخت افزاری خاصی دارند. برخی از آن‌ها دارای سیستم عامل اندروید و برخی مجهز به سیستم عامل ویندوز هستند.

مزایای تلفن‌های تحت شبکه 

۱. نصب و راه‌اندازی سریع و آسان

«IP Phone»ها به گونه‌ای طراحی شده‌اند که به محض اتصال به شبکه تنظیمات مورد نیاز خود را به صورت خودکار از سانترال شبکه دریافت می‌کنند که باعث سهولت نصب و راه‌اندازی می‌شود و از اشتباهات احتمالی جلوگیری به عمل می‌آید.

۲. کیفیت صدای «HD»

تلفن‌های «IP» نسبت به تلفن‌های سنتی از کیفیت صدای بهتری برخوردار هستند. در واقع این تلفن‌ها از امکاناتی برخوردار هستند که می‌توان کیفیت صدای ورودی و خروجی را براساس میزان پهنای باند تنظیم کرد.
تنظیم کیفیت باعث حذف نویز و اکو و ایجاد صدایی با کیفیت «HD» خواهد شد. البته برای داشتن کیفیت «HD» می‌بایستی هزینه بیشتری برای این گوشی‌ها بپردازید.

۳. عدم نیاز به کابل کشی مجدد

در شرکت‌ها و سازمان‌هایی که با توجه به نیاز خود از شبکه «LAN» استفاده می‌کنند، تلفن‌های «IP» را می‌توان بدون کابل کشی مجدد و با استفاده از همان شبکه موجود راه‌اندازی کرد. به همین علت است که در اکثر این تلفن‌ها دو پورت شبکه تعبیه شده است.

۴. پشتیبانی از دو پورت شبکه

اکثر «IP Phone»ها دارای دو پورت شبکه می‌باشند که این بدان علت است که علاوه‌بر اتصال «IP Phone» به شبکه، بتوان کامپیوتر رومیزی را نیز به آن متصل کرد. برخی از تلفن‌های «IP» برای کاهش هزینه‌ها با یک پورت تولید می‌شوند که جز در موارد خاص کاربردی ندارند.

۵. انعطاف در جابه جایی

اگر فردی در سازمان قصد تعویض میز و یا محل کار خود را داشته باشد می‌تواند «IP Phone» خود را برداشته و در محل جدید آن را به پورت شبکه متصل کند بدون این که شماره داخلی و یا تنظیمات جدیدی نیاز باشد.

۶. قابلیت برقراری تماس تصویری

بعضی از تلفن‌های «IP» امکان این را به شما می‌دهند که بتوانید بوسیله آن‌ها تماس تصویری ایجاد کنید. برای این کار از دوربین‌های داخلی و صفحات نمایشگر بزرگی که برروی این گوشی‌ها نصب می‌شود استفاده می‌شود. «IP Phone»‌هایی با این قابلیت معمولا دارای رنج قیمتی بالاتری هستند.

۷. فعالسازی همزمان چندین داخلی

از دیگر قابلیت‌های «IP Phone»‌ها این است که می‌توان به طور همزمان چندین شماره داخلی را در آن‌ها رجیستر کرد. این قابلیت برای کسانی که ارتباطات گسترده‌ای دارند و باید خطوط تلفنی با شبکه‌های مختلف را پاسخگو باشند بسیار کاربردی است.

۸. امکان اضافه کردن کلیدهای میانبر

برخی از تلفن‌های «IP» دارای این قابلیت هستند که کاربر بتواند با استفاده از کلیدهای میانبر در سریع‌ترین زمان ممکن به خواسته خود دست یابد.
این قابلیت برای افرادی کاربردی است که پر مشغله هستند و نیاز دارند تا در کوتاه‌ترین زمان ممکن با افراد مختلف ارتباط برقرار کنند. توجه داشته باشید که برای داشتن تلفن «IP» با چنین قابلیت‌هایی می‌بایست در هنگام خرید تلفن دقت کنید.

۹. اتصال هدست

اتصال هدست از دیگر قابلیت‌های «IP Phone»ها می‌باشد و بیشتر برای کاربرانی مناسب است که مکالمات طولانی دارند و یا در صورت نگه داشتن گوشی خسته می‌شوند. این در حالی است که بسیاری از گوشی‌های تلفن معمولی از این قابلیت پشتیبانی نمی‌کنند.

۱۰. قابلیت پشتیبانی از VPN

توجه داشته باشید که اگر بخواهید از تلفن‌های «IP» روی شبکه اینترنت استفاده کنید داشتن قابلیت «VPN» امری ضروری و مهم به شمار می‌رود. لازم به ذکر است که باید در هنگام خرید توجه کافی داشته باشید تا تلفن شما از این قابلیت بهره‌مند باشد.

۱۱. قابلیت پشتیبانی از POE

به امکان برق رسانی از طریق شبکه اینترنت «POE» یا «Power Over Ethernet» گفته می‌شود. در این حالت برق گوشی مورد نظر شما از طریق سوییچ شبکه فراهم می‌شود.
در زمان‌های قطعی برق «UPS» برق سوییچ شما را تامین می‌کند و اگر تلفن شما از این قابلیت برخوردار باشد برق آن توسط سوییچ تامین می‌شود و تلفن‌های شما قطع نمی‌شوند. قابلیت «POE» به پایداری هرچه بیشتر شبکه شما کمک می‌کند.

ویژگی‌های انواع آی پی فون

• گزارش تماس‌ها، لیست سیاه و دفترچه تلفن
• انتظار، ارسال و انتقال مکالمه
• سیستم تلفنی کنفرانس صوتی
• ارسال پیام کوتاه
• انتخاب ملودی و تن صدای زنگ

انواع IP Phone

• با‌سیم:
  این دسته از «IP Phone»ها رایج‌ترین آن‌ها هستند که نحوه اتصال آن‌ها به شبکه «IP» از طریق کابل شبکه و پورت «RJ45» است.
• بی‌سیم:
  این دسته از «IP Phone»ها خود به دو دسته تقسیم‌بندی می‌شوند.
• وای‌فای «Wi-Fi»:
  در این روش هر دستگاه تلفن از طریق وای‌فای به دستگاه وایرلس مادر متصل می‌شود. در این روش مزایا و معایبی وجود دارد. از جمله مزایای این روش امکان جابه جایی کاربر می‌باشد. افت سیگنال و اختلال در مکالمه در زمان جابه جایی میان «AP»ها از معایب این تلفن‌ها به شمار می‌رود.
• دکت «DECT»:
  در این مدل از تلفن‌های بی‌سیم از استاندارد «DECT» استفاده می‌شود به صورتی که تلفن‌‎ها از طریق «DECT» به تلفن مادر و دستگاه مادر نیز از طریق کابل به شبکه متصل می‌شود. عیب این روش محدودیت در تعداد اتصال تلفن‌ها به دستگاه مادر و محدوده تحت پوشش است.
• «USB»:
  این مدل از تلفن‌ها نیاز به کابل شبکه ندارند و از طریق پورت «USB» به کامپیوتر متصل می‌شوند.
• تلفن نرم افزاری یا «Softphone»ها:
  این نوع از تلفن‌های «IP» به صورت نرم افزاری برروی کامپیوتر و موبایل نصب و راه‌اندازی می‌شوند و به سخت افزارهای جانبی نیازی ندارند. از مشهورترین سافت فون‌ها می‌توان «Zoiper» ،«Eyebeam» ،«Linkus» ،«۳CX» و… را نام برد.

کاربرد و عملکرد تلفن‎های تحت شبکه

• کارشناسی:
  این نوع ویژه کارمندان عادی است چرا که ارزان قیمت و دارای حداقل امکانات است.
• مدیریتی:
  این نوع تلفن‌های ویپ مخوص روسا و مدیران سازمان‌هاست و امکانات منحصر به فردی دارد.
• اپراتوری:
  این تلفن‌ها ویژه منشی‌ها، اپراتورها، کارشناسان مرکز تماس و مسئولین دفتر است که می‌خواهند دسترسی آسان‌تری به تماس‌های داخلی داشته باشند.
• تصویری «Video Phones»:
  تلفن‌های تصویری جهت برقراری کنفرانس‌های تصویری بین کارمندان یک شرکت و یا سازمان استفاده می‌شود.

تلفن‌های آی‌پی فرآیند کار ساده‌ای دارند. در واقع این تلفن‌ها پس از دریافت صدای آنالوگ آن را به پکت‌های دیجیتالی تبدیل می‌کنند.
این پکت‌ها توسط تکنولوژی مجهز به «IP» منتقل می‌شوند و در آخر «IP Phone»ها پکت‌های دیجیتال را به جریان صدای آنالوگ تبدیل می‌کنند.
جهت تبدیل بدون نقص جریان صدا «IP Phone»ها از پروتکل‌های «voip» و کدک‌های صوتی مخصوص استفاده می‌کنند. به طور کلی «IP Phone»ها از از فناوری «voip» استفاده می‌کنند، از این رو گاهی نیز با نام تلفن ویپ از آن‌ها یاد می‌شود.

میتوان بصورت خلاصه گفت…

انتخاب یک «IP Phone» مناسب ممکن است در نگاه اول ساده به نظر آید اما افزایش تنوع تجهیزات و قابلیت‌های این دسته از تلفن‌ها، انتخاب را برای مشتری سخت می‌کند. در واقع برای انتخاب یک «IP Phone» مناسب بایستنی متناسب با نیاز شرکت و یا سازمان اقدام نمود. گام‌های زیر جهت انتخاب تلفن «IP» توصیه می‌شود.

گام اول:
در قدم اول باید دقت کنید که در حال حاضر از چه سیستم تلفنی و یا سرویس «voip» استفاده می‌کنید زیرا تلفن تحت شبکه بایستی با سیستم تلفنی شما همخوانی داشته باشد.

گام دوم:
باید مشخص شود چه کسی قرار است از این سیستم استفاده کند چرا که هر فرد به دنبال استفاده خاص خود از تلفن تحت شبکه می‌باشد.

گام سوم:
انتظارات کاربر باید از تلفن تحت شبکه مشخص شود زیرا تلفن‌های «IP» بسته به نوع تجهیزات و امکانات انواع مختلفی دارند.

گام چهارم:
اینکه کاربر در هر لحظه چند تماس دریافت می‌کند در انتخاب تلفن «IP» نقش مهمی دارد.

گام پنجم:
باید میزان استفاده از تلفن تحت شبکه مشخص شود. برای مثال فردی که بیشتر با تلفن سر و کار داشته باشد باید از یک تلفن با کیفیت استفاده کند چرا که دوام و پایداری بیشتری خواهد داشت.

گام ششم:
بودجه اختصاص یافته برای انتخاب تلفن «IP» باید مشخص شود.

همانطور که دیدید برای خرید تلفن تحت شبکه ویپ به موارد و نکات بسیاری باید توجه شود. از این رو ما به شما توصیه می‌کنیم تا با مشاوران با تجربه سیمیا سیستم تماس حاصل فرمایید و از راهنمایی آن‌ها در زمینه خرید تجهیزات ویپ بهره‌مند گردید. برای کسب آگاهی بیشتر نیز می‌توانید به سایت سیمیا سیستم مراجعه کنید.