مرکز تماس سیمیا(سانترال هوشمند) محصولی است هوشمند و توانا که با استانداردهای سخت افزارهای شناخته شده و استاندارد جهانی در این زمینه مطابقت کامل دارد.

این محصول می تواند توجه مراکز تلفنی مانند فرودگاهها،آتش نشانی ،مراکز اورژانس ،آژانسهای هواپیمایی و مراکز اطلاعات تلفنی مانند ۱۲۵ ، ۱۱۸ ، ۱۱۹ و ۱۳۳۳… همچنین ارگانهای دولتی و شرکت های خصوصی را جلب نماید. این محصول توسط شرکت سیمیا سیستم زیرمجموعه هلدینگ سیمیا طراحی و پیاده سازی شده است.

 برخی از قابلیتهای مهم برای آشنایی با مرکز تماس سیمیا عبارتند از :

بارگذاری آسان انواع پیام های اعلان:

شما توسط برنامه ای کاربر پسند می توانید انواع صداهای دلخواه را برای گزینه های مختلف سیستم بر روی سرورمرکز تماس به صورت آنلاین بارگزاری نمائید.

قابلیت ارائه خطوط داخلی به صورت نامحدود و در نظر گرفتن شماره داخلی جهت هر کاربر:

مرکز تماس سیمیا قابلیت پشتیبانی از بینهایت خطوط داخلی به شکل نرم افزاری و سخت افزاری را دارا می باشد. شما به وسیله این قابلیت می توانید برای هر شخص یک شماره داخلی اختصاص داده و زمانی که کاربر تغییر مکان دهد دیگر نیاز به تغییر کابل شبکه نداشته و فقط شماره داخلی جایگزین می گردد.

در این سیستم آمار و گزارش گیری به گونه ای طراحی گردیده که مدیرمربوطه می تواند به صورت تمام وقت از آن بهره برداری نماید:

آمار و گزارش گیری در این مرکز تماس شامل جزئیات تماس های ورودی جهت هر شخص بوده و برای هر درگاه ورودی خط شهری تعریف گردیده است. همچنین گزارشگیری به شکل اعداد و ارقام، گرافیکی و نموداری نمایش داده می شود.

ایجاد صندوق پیام صوتی جهت هر کاربر زمانی که در اتاق خود حضور نداشته باشد:

این قابلیت مرکز تماس هوشمند سیمیا با دانش و مهارت کارشناسان شرکت به گونه ای طراحی گردیده تا زمانی که کاربر در دسترس نمی باشد تماس گیرنده بتواند پیغام خود را در سیستم ذخیره نموده و سیستم این پیغام را برای او، پست الکترونیک نماید. همچنین کاربر مربوطه می تواند از خارج یا داخل سایت با وارد کردن کدی وارد سیستم پیام صوتی خود شده و با امنیت بالا پیغام ذخیره شده را شنیده و یا حذف نماید.

ایجاد صندوق انتقادات و پیشنهادات به صورت الکترونیکی:

مدیر سیستم می تواند صندوق دریافت پیام ، انتقادات و پیشنهادات را به شکلی ویرایش نماید تا هر مشترکی که با سیستم تماس گرفته و بخواهد انتقاد، پیشنهاد و یا پیامی بگذارد به صورتی آسان وارد این صندوق الکترونیکی شده و پیام خود را ذخیره نماید. سیستم این پیام را به انضمام شماره تماس گیرنده و زمان تماس به مدیر معرفی شده در سیستم ارسال می نماید.

دریافت، توزیع و ذخیره نمابرها در پست الکترونیک در نظر گرفته شده در سیستم به صورت PDF:

یکی دیگر از قابلیت های نرم افزار مرکز تماس سیمیا دارا بودن فکس سرور کاملاً دیجیتال می باشد که به بهره بردار این امکان را می دهد تا با ایجاد نمابرهای مجازی متعدد بر روی سیستم، تمامی نمابرهای ارسالی را بدون بوق اشغال دریافت و تبدیل به PDF نموده و چهت رؤیت کاربر دارای مجوز ارسال نموده و یا پست الکترونیک نماید. جهت ارسال دورنگار نیاز به دستگاه نمی باشد و بهره بردار می تواند به وسیله بستر شبکه دورنگار خود را ارسال نماید.

قابلیت تنظیم لیست سیاه برای مزاحمین تلفنی:

کارشناسان شرکت سیمیا سیستم با مطالعه و بررسی مراکز تلفنی معتبر بین المللی و با تکیه بر استانداردهای جهانی، قابلیت شاخصی را به این مرکز تماس افزوده اند که مدیر سیستم می تواند شماره تماس گیرنده فرد مزاحم را در آن ثبت کرده تا دیگر نتواند با سیستم تماس بگیرد.

سرور مرکز تماس سیمیا قابلیت پشتیبانی از خطوط مخابراتی رایج همچون

E1,T1,FXO را دارا می باشد:

درگاه ورودی خطوط شهری در نرم افزار مرکز تماس سیمیا قابلیت پشتیبانی از انواع خطوط استاندارد و رایج رادارا میباشد.

سیستم مذکور دارای ضبط مکالمات خطوط داخلی و خارجی بدون نیاز به برنامه ای اضافی می باشد:

از جمله قابلیت های مهم و کلیدی این نرم افزار، توانایی ضبط مکالمه بوده که به بهره بردار این امکان را می دهد که با انتخاب گزینه برای داخلی مورد نظر مکالمات انجام شده را ضبط و حتی می توان به شکلی تنظیم نمود که مکالمات بیرونی و یا مکالمات ورودی را ذخیره نماید. همچنین در سیستم گزارش گیری اطلاعات مربوط به صدای ضبط شده با درج تاریخ، ساعت، شماره تماس گیرنده، شماره داخلی و دانلود فایل از روی سرور امکان پذیر می باشد.

دارای منشی دیجیتال(IVR) چند لایه:

یکی از قابلیت های مهمی که در مراکز تماس پیشرفته قابل ذکر می باشد منشی دیجیتال و هوشمند است. هم اکنون این نرم افزار دارای منشی دیجیتال چند لایه می باشد که به بهره بردار این امکان را می دهد که برای هر مقصدی در سازمان خود یک شماره برای تسریع در روند شماره گیری تماس گیرنده اختصاص دهد.

محیط برنامه وکنترل تنظیمات مرکز تماس سیمیا به شکل Web Base می باشد:

به علت عدم نیاز جهت نصب برنامه های جانبی بر روی سیستم های کنترل کننده مرکز تماس و تنظیمات، این نرم افزار به صورتی می باشد که بهره بردار می تواند کلیه نظارت و تنظیمات مربوطه را از انواع برنامه های نرم افزاری که Web را پشتیبانی می کند استفاده نماید و همچنین با امنیت بالایی که برای آن در نظر گرفته شده فقط چند کاربر که مجوز دسترسی به سیستم را دارند می توانند از آن بهره برداری نمایند.

قابلیت اتصال چندین مرکز تماس با یکدیگر از طریق Networking Ip:

این قابلیت می تواند در مراکز تماسی که حجم ترافیک آن نسبت به خطوط ورودی و داخلی های موجود زیاد می باشد به کار گرفته شود که به بهره بردار این امکان را می دهد که در آن مرکز تماس ۲ سرور راه اندازی نماید که بار ترافیکی را بین این ۲ سرور تقسیم نماید و همچنین در هنگامی که یک سرور به هر علتی از مدار خارج می شود سرور دوم به صورت آنلاین وارد مدار شده و مرکز تماس عملکرد جاری خود را ادامه می دهد.

محصول مرکز تماس سیمیا به علت نصب بر روی لینوکس دارای ضریب اطمینان بالا می باشد:

در حال حاضر در سازمان ها و ارگان های داخلی امنیت اطلاعات و داده ها از اهمیت بالایی برخوردار می باشد. این شرکت سیستم عامل لینوکس را برای این امر انتخاب نموده که به علت متن باز بودن آن می تواند تغییرات زیرساختی و امنیتی بر روی آن اعمال نمود تا از ورود اشخاص سودجو به سیستم جلوگیری شود.

قابلیت صف انتظار پیشرفته جهت خطوط ورودی به سیستم:

این قابلیت برای مراکزی کاربرد دارد که تعدادی کاربر جهت پاسخگویی برای خطوط در نظر گرفته شده است. صف انتظارمرکز تماس هنگامی که مشترک از بیرون تماس گرفته خطوط را بین کاربران پاسخگو به صورت عادلانه تقسیم نموده و شماره صف را به مشترک اعلام می کند و حتی می شود به شکلی صف انتظار را تنظیم نمود که به دو سایت مختلف خطوط را تقسیم نماید.

دارای سیستم کنفرانس داخلی و خطوط بیرونی به صورت نامحدود:

بهره بردار از این قابلیت می تواند برای کنفرانس بین خطوط داخلی و خطوط زنگ خور استفاده نماید. با تنظیمات این قابلیت می توان به صورت هوشمندانه برای کنفرانس شماره ای را اختصاص داد که مشترکی که از بیرون تماس گرفته با گرفتن این شماره وارد کنفرانس شده و رمز عبور را وارد نموده و به شکلی آسان وارد کنفرانس شود. همچنین می توان جهت هر کنفرانس یک مدیر در نظر گرفت و سیستم نام کسانی که کنفرانس را ترک می کنند بازگو می نماید.

پشتیبانی از تماس تصویری در داخل بستر شبکه:

شما توسط این قابلیت می توانید از تلفن های رو میزی تحت شبکه و نرم افزارهای تلفنی تحت شبکه که تماس تصویری را پشتیبانی می کنند در داخل بستر شبکه خود تماس تصویری برقرار نمائید.

دارای ایمیل سرور و تنظیمات مربوطه و یکپارچه شدن با برنامه MS Outlook:

با این قابلیت مهم می توان تمامی ایمیل هایی که توسط مرکز تماس ارسال خواهد شد دریافت نموده و این توانایی رانیز دارد که با نرم افزار Outlook نیز متصل شود.

دارای برنامه کاری و اعلام آن از طریق صدا به کاربر استفاده کننده در زمان ارائه شده به سیستم:

این قابلیت برای مدیران و کاربران استفاده کننده از این سیستم امری اجتناب ناپذیر می باشد که به وسیله آن می توانند مانند یک منشی دیجیتال وقت جلسه، ملاقات و … را تنظیم نموده و سیستم به صورت اتوماتیک در تاریخ و زمان تعیین شده با داخلی شما تماس گرفته و آن وقت را یادآوری می نماید.

کنترل و مانیتورینگ عملکرد کاربران توسط سوپروایزر به صورت On Line:

بهره بردار می تواند تمامی کاربرها و خطوط ورودی را مشاهده و نحوه عملکرد را به صورت آنلاین و بدون وقفه در نظر گرفته و مدیریت خطوط را بر عهده گیرد.

تخصیص مجوز دسترسی به قابلیت های سیستم با ایجاد کاربر و گروه کاری:

مدیر سیستم مرکز تماس می تواند برای کاربران استفاده کننده از این سیستم به تعداد نا محدودی کلمه و رمز عبور تخصیص و هر کاربر را با ایجاد گروه کاری که مجوز ورود به قسمت های مختلف سیستم را دارند در نظر گیرد.

کنترل کامل سرور مرکز تماس سیمیا از راه دور:

مرکز تماس سیمیا با بهره گیری از آخرین تکنولوژی و متدلوژی های تحت شبکه تهیه گردیده که به بهره بردار این امکان را می دهد که مرکز تماس را از راه دور و خارج از سایت کنترل نموده، گزارش و آمارگیری را نیز داشته باشد.

شونود مکالمات به صورت آنلاین بین خطوط داخلی و شهری:

سوپروایزر این سیستم می تواند با وارد کردن کدی تمامی مکالمات انجام شده بین خطوط داخلی و بیرونی را شونودنماید.

قابلیت اتصال و تبادل اطلاعات بین برنامه های گوناگون از جمله (CRM):

کارشناسان مجرب ما میتوانند برنامه مرکز تماس را به صورتی سفارشی نمایند که طبق نظر بهرهبردار به برنامه های گوناگون امور مشتریان اتصال و تبادل اطلاعات پیدا نماید.مرکز تماس ویپ یا به طور کلی کال‌سنتر به محل یا سیستمی گفته می‌شود که تعدادی اپراتور به صورت دائمی با مدیریت حجم زیادی از تماس‌های ورودی یا خروجی در حال پاسخگویی به مشتریان هستند.

مرکز تماس ویپ از یک سیستم تلفن تحت‌شبکه هوشمند برای مدیریت تماس‌ها استفاده می‌کند. معمولا شرکت‌هایی که در حوزه فروش تجهیزات و محصولات، شرکت‌های ارائه دهنده خدمات یا شرکت‌های بازاریابی تلفنی که دارای حجم تماس‌ زیادی هستند از خدمات مرکز تماس VOIP استفاده می‌کنند.

نکته مهمی که در این مورد باید به آن توجه داشته باشید این است که یک کال‌سنتر می‌تواند بخشی از شرکت شما باشد که اپراتور‌ها در آن‌ها مشغول پاسخگویی هستند و یا در صورتی که تصمیم به استفاده موقت از این خدمات را داشته و یا مکان مناسبی برای کالسنتر درون سازمانی ندارید، امکان استفاده از خدمات برون‌ سپاری مرکز تماس ویپ نیز بهواسطه برخی از شرکت‌ها امکانپذیر است.

در سال‌های اخیر علاوه بر اینکه شرکت‌های فروش محصولات و خدمات به سمت استفاده از مزایای مرکز تماس ویپ روی آورده‌اند، شرکت‌هایی نیز با وجود تقاضای زیاد، شروع به فعالیت به عنوان مرکز ارائه دهنده خدمات مرکز تماس روی آوردند. در واقع کسب‌و‌کارهایی که امکان داشتن مرکز تماس را در محل شرکت خود ندارند یا تصمیم به استفاده از این خدمات در یک زمان موقت دارند خدمات خود را برون‌سپاری کرده و با شرکت‌های ارائه دهنده خدمات ویپ همکاری می‌کنند.

اهمیت استفاده از مرکز تماس سانترال VOIP در کسب‌و‌کارهای کوچک و بزرگ

سال‌ها پیش که تکنولوژی‌های ارتباطی مثل امروز پیشرفت و توسعه نداشتند، ارتباطات تلفنی بر روی بستر آنالوگ بود و کمتر نام مرکز‌ تماس VOIP یا کال سنتر را می‌شنیدیم. همانطور که امروز سیستم‌های IPTV بسیار مورد استقبال عموم قرار گرفته‌اند، سیستم‌های ارتباطی نوین نیز که بر پایه IP هستند نیز مورد توجه کسب‌و‌کارها قرار گرفته‌اند.

اگر بخواهیم مرکز تماس ویپ را خیلی کوتاه توصیف کنیم، در واقع به بخشی از شرکت که دارای تعدادی اپراتور جهت پاسخگویی به حجم زیادی از تماس‌های ورودی و خروجی به کمک سیستم تلفنی VOIP می‌باشد، گفته می‌شود.ارتباطات تلفنی در کسب‌و‎‌کارهای امروزی یک روش ارتباطی بسیار موثر و ساده جهت برقراری ارتباط و تعامل با مشتریان جهت فروش خدمات و محصولات شرکت‌ها محسوب می‌شود.

مثلا اگر شرکتی در حوزه ارائه محصولات نرم‌افزاری فعالیت دارد، بدیهی است که در پی فروش خدمات، پشتیبانی محصول وجود دارد و به مرور زمان، افزایش پشتیبانی محصول نیز بیشتر خواهد شد. در این شرایط با وجود حجم تماس زیاد نیاز به استفاده از مرکز تماس ویپ احساس می‌شود که بر اساس تصمیمات مدیران شرکت امکان استقرار کال سنتر در محل شرکت با به صورت برون‌سپاری وجود خواهد داشت.

مزایای استفاده از مرکز تماس سانترال ویپ برای کسب‌و‌کارهای کوچک تا بزرگ

افزایش سرعت پاسخگویی

همانطور که پیشتر گفته شد مرکز تماس وظیفه ارائه پاسخگویی به حجم زیادی از تماس ورودی یا برقراری تماس خروجی را به عهده دارد. بنابراین با وجود این امکان میزان سرعت در پاسخگویی به مشتریان در این سیستم ارتباطی بالا است و افراد تماس گیرنده زمان کمتری را در صف تماس در انتظار مکالمه با اپراتور می‌مانند. هر چقدر زمان انتظار برای فرد افراد کمتر شود، رضایتمندی آن‌ها نسب به نحوه ارائه خدمات نیز افزایش پیدا می‌کند. مرکز تماس ویپ به شما این امکان را می‌دهد تا بتوانید زمان انتظار را برای مشتریان خود کاهش و کیفیت و سرعت پاسخگویی را افزایش دهید.

امکان شیفت‌بندی اپراتورهای مرکز تماس

بسیاری از کال سنترها به صورت ۲۴ ساعته در حال پاسخگویی به مشتریان خود هستند. به عنوان مثال مرکز تماس همراه اول، مرکز تماس ایرانسل و به صورت کلی شرکت‌های اینچنینی که خدمات ارائه می‌دهند. این مراکز تماس هر ۸ ساعت شیفت را تغییر می‌دهند تا نیروی تازه نفس جایگزین نیروهای شیفت قبلی شود. اپراتورهای هر شیفت از یک کامپیوتر و تلفن مشارکتی استفاده می‌کنند. با این تفاوت که کاربران برای ورود به پنل کاربری خود از نام کاربری شخصی خوداستفاده می‌کنند که در نهایت اطلاعات عملکرد، حضور، غیاب و زمان استراحت آن‌ها به صورت تفکیک شده ثبت خواهدشد.

افزایش بهره‌وری در فروش و خدمات

مرکز تماس ویپ به دلیل اینکه توانایی پشتیبانی از حجم زیادی از تماس‌های ورودی و خروجی را دارد، باعث افزایش فروش و افزایش کیفیت ارائه خدمات و پشتیبانی در شرکت یا سازمان شما می‌شود. زمانی که بتوانید به حجم زیادی از تماس‌های ورودی برای فروش محصولات خود پاسخ دهید، سرنخ‌های بیشتری برای کسب‌و‌کار شما ایجاد شده و فروش شما افزایش میابد. همچنین زمانی که بتوانید در کمترین زمان ممکن پشتیبان مشتریان خود باشید، باعث افزایش سطح کیفیت پاسخگویی و در نهایت افزایش رضایتمند مشتریانتان می‌شود.

نظارت بر عملکرد اپراتورها به کمک مرکز تماس سانترال

یکی از مهم‌ترین مواردی که در راه اندازی مرکز تماس به آن توجه می‌شود، امکان نظارت و تهیه گزارش بر اساس عملکرد اپراتورهای مرکز تماس VOIP است. به طور مثال کال سنترهایی که به صورت شیفتی فعالیت دارند، برای ثبت اطلاعات حضور غیاب، استراحت، میزان مکالمه و … نیاز اساسی به سیستمی جهت بررسی و نظارت بر عملکرد اپراتورها دارند.برخی از شرکت‌ها و سازمان‌ها نیز حقوق اپراتورها را بر اساس عملکرد یا بر اساس دقیقه پرداخت می‌کنند که مرکز تماس ویپ می‌تواند مزیتی برای اینگونه کسب‌و‌کارها باشد.

بازاریابی تلفنی با استفاده از مرکز تماس VOIP

در سال‌های اخیر بازاریابی تلفنی بسیار مورد استقبال قرار گرفته است. به نوعی که شرکت‌هایی به وجود آمدند تا بتوانند این نیاز را برای شرکت‌های دیگر به صورت پروژه‌ای پشتیبانی کنند. برخی از کسب‌و‌کارها در برهه‌ای از زمان تصمیم می‌گیرند برای محصولی خاص بازاریابی تلفنی کنند و محصولات خود را از طریق تماس با یک دسته شماره تلفن معرفی کنند. مرکز تماس VOIP می‌تواند به صورت درون سازمانی یا به صورت برون‌سپاری به اینگونه کسب‌و‎‌کارها کمک کند تا فروش خود را افزایش دهند.

انواع مرکز تماس ویپ

مرکز تماس تحت شبکه یا ویپ درون سازمانی

همانطور که از نام این مرکز تماس مشخص است این سیستم درون شرکت مستقر می‌‌شود و تمام مدیریت از طریق سرورهای درون سازمانی صورت می‌گیرد. مرکز تماس ویپ درون سازمانی طوری طراحی می‌شود که سرورها و تمام تجهیزات درون شرکت هستند. همچنین اپراتورها نیز در محل شرکت برای پاسخگویی حضور خواهند داشت. امنیت بالا و دسترسی آسان از مزایا و هزینه استقرار و نگهداری از معایب این روش استفاده از کال سنتر است.

مرکز تماس برون سازمانی (برون‌سپاری مرکز تماس)

ممکن است شرکتی در یک برهه از زمان فعالیت خود یا به صورت منظم تصمیم به استفاده موقت از خدمات مرکز تماس بگیرد. در این شرایط داشتن یک مرکز تماس درون‌سازمانی ممکن است برای این کسب‌و‌کار توجیه مالی نداشته باشد یا فضای مناسبی برای استقرار وجود نداشته باشد.

در شرایطی دیگر ممکن است شرکتی به دلیل کاهش هزینه‌های داخلی ارائه پشتیبانی، پاسخگویی یا بازاریابی تلفنی را به شرکتی دیگر واگذار کند. در این شرایط یک شرکتی که تخصص در مرکز تماس دارد امکان ارائه خدمات به اینگونه کسب‌و‌کارها را خواهد داشت. در واقع این کسب‌و‌کار ارتباطات تلفنی خود را برون‌سپاری کرده است.

مرکز تماس ویپ ابری

سومین روش استفاده از مرکز تماس ویپ به صورت مجازی یا ابری است. مرکز تماس ابری در واقع مشابه مرکز تماس محلی یا درون سازمانی است با این تفاوت که تمام تجهیزات و سرورها در یک شرکت دیگر مستقر است و شما صرفا از خدمات آن به صورت اشتراکی استفاده می‌کنید.

مرکز تماس سیمیا از چه Ip Phone و سخت افزارهایی پشتیبانی میکند؟

از تلفنهای تحت شبکه Yealink و کلیه سخت افزارهای موجود در بازارهای جهانی. مانند Openvox

مرکز تماس VOIP راهکاری برای ارتباطات تلفنی حساس کسب‌و‌کار شما

احتمالا شما کسب‌و‌کاری با میزان حجم تماس‌های ورودی  و خروجی زیادی دارید که به دنبال اطلاعاتی در مورد مرکز تماس تحت شبکه یا ویپ می‌گردید. بدون شک داشتن یک مرکز تماس حرفه‌ای می‌تواند کمک بزرگی به افزایش فروش و پیشرفت سازمانی شما کند.

افزایش رضایتمندی مشتریان، بررسی دقیق عملکرد اپراتورها و افزایش سرعت پاسخگویی عواملی هستند که شما را در مسیر پیشرفت و افزایش درآمد سازمان قرار می‌دهند.انتخاب نوع مرکز تماس ویپ، بر اساس نیازمندی و بودجه سازمان شما صورت می‌گیرد. ممکن است شما بودجه کافی برای پیاده‌سازی مرکز تماس داشته باشید اما نیاز شما به این خدمات موقت باشد، بنابراین می‌توانید از روش برون‌سپاری مرکز تماس یا مرکز تماس ابری استفاده کنید.

اگر تصمیم به استفاده از هر کدام از روش‌های این سیستم ارتباطی دارید اما هنوز نتوانسته‌اید تصمیم درستی بگیرید می‌توانید با هر یک از شماره‌های درج شده در وبسایت سیمیا سیستم تماس گرفته و از مشاوره رایگان و تخصصی کارشناسان سیمیا بهره‌مند شوید.