در این مقاله قصد داریم تا به طور کامل و جامع در مورد امکانات VoIP صحبت کنیم. امکانات ویپ، ویژگی‌هایی است که این سیستم می‌تواند برای پیشرفت کسب و کار شما ایجاد کند. در ادامه به برخی از مزیت‌های ویپ نیز پرداخته‌ایم و چند نمونه از تلفن‌هایی را که از این قابلیت بهره می‌گیرند، به شما معرفی می‌کنیم. اکنون چگونه VoIP می‌تواند به توسعه کسب و کار ما کمک کند؟
فهرست محتوا
ویپ چیست؟
واقعیت این است که ویپ شما را یک قدم به دنیای دیجیتال و اینترنت نزدیک‌تر می‌کند. یعنی صدای شما در هنگام مکالمه به یک سیگنال دیجیتال تبدیل می‌شود و می‌توانید از طریق موبایل و یا سیستم کامپیوتر، از آن استفاده کنید. یک سیستم تلفنی که مبتنی بر اینترنت است.
شاید شما قبلا در مورد تلفن‌های تحت شبکه و یا تلفن‌های IP شنیده باشید. درست است، این اصطلاحات همه مربوط به ویپ هستند و این تلفن‌ها برای مکالمه از اینترنت استفاده می‌کنند.
در تعریف این تکنولوژی در مقاله ی ویپ چیست اشاره کردیم که کلمه Voip مخفف عبارت لاتین Voice Over Internet Protocol به معنای لغوی “صدای بر بستر اینترنت” است. به معنای ساده‌تر یعنی مکالمات از طریق اینترنت. برخی افراد علاوه بر استفاده از تلفن معمولی، از ویپ هم استفاده می‌کنند. به دلیل اینکه شاید در برخی از سرویس‌ها، هزینه مکالمه کمتر شود.
یک نمونه سرویس که امروزه اکثر افراد از آن استفاده می‌کنند و در کشور ما بسیار رایج است، برنامه واتس‌اَپ است. این برنامه می‌تواند علاوه بر صدا، تصویر را از طریق اینترنت انتقال دهد. خیلی از برنامه‌های دیگری هم وجود دارند که در حال توسعه بر اساس این فناوری هستند.
اکنون که با اصطلاح ویپ کاملا آشنا شده‌اید، قصد داریم تا به برخی از امکانات Voip بپردازیم و اینکه این فناوری چطور کار می‌کند و تجهیزات ویپ موردنیاز برای راه اندازی آن چیست.
ویژگی‌ها و امکانات ویپ Voip
برخی از ویژگی‌های Voip هستند که قصد داریم به آنها اشاره کنیم. پس با ما همراه باشید.
پاسخگویی خودکار به تماس‌ها
یکی از بهترین ویژگی‌های ویپ این است که شما صدایی را از قبل ضبط کرده و برای پاسخگویی خودکار به مشتریان و مخاطبان آن را برنامه‌ریزی کنید. با وارد کردن صدا به سیستم، عملا دیگر نیازی به منشی دفتر وجود ندارد.
این کار به چند دلیل مهم مناسب است. اول اینکه این سیستم توانایی دارد که در هنگامی که تماس‌های زیادی به شرکت وارد می‌شود و ترافیک تماس به حداکثر می‌رسد، بتواند به همه آنها پاسخ دهد بدون آنکه خط تلفن شما اِشغال شود.
یکی دیگر از دلایل مفید بودن VoIP در این ویژگی، هدایت خودکار و برنامه‌ریزی شده مخاطب یا تماس‌گیرنده به بخش مورد نظر شرکت است. شما می‌توانید شماره‌های داخلی بخش‌های مهم شرکت را به صورت صدای ضبط شده به سیستم وارد کنید تا افراد به سادگی به بخش مورد نظر خود هدایت شوند بدون آنکه مزاحم سایر بخش‌های شرکت شوند.
هدایت تماس (Call forwarding)
هدایت یا ارسال تماس، یکی از ویژگی‌های خوب برای شرکت‌ها است که باعث می‌شود هیچ تماسی از دست نرود و تماس مشتری بدون پاسخ نماند. اگر این ویژگی را فعال کنید تماس‌های ورودی که به خط شما گرفته می‌شود، به صورت خودکار به شماره‌ای که خودتان انتخاب می‌کنید هدایت می‌شوند.
این مورد زمانی کاربرد دارد که به هر دلیلی در محل کار یا پشت میز خود حضور ندارید و قصد دارید تا با هدایت کردن تماس‌ها به شماره همراه خود هیچ تماسی را از دست ندهید. البته شاید فرد تماس‌گیرنده به صندوق صوتی شما پیام خودش را بگذارد و از هدایت تماس منصرف شود.
نگه داشتن و انتقال تماس (Call hold and transfer)
نگه داشتن تماس و انتقال آن یکی از ویژگی‌های عمومی هر سیستم تلفنی است که به طور معمول در آنها وجود دارد. زمانی که فردی با شما تماس می‌گیرد، در صورت پاسخ دادن می‌توانید آن را در حالت “نگه داشتن” قرار دهید، در این حالت فرد تماس‌گیرنده در انتظار پاسخ مجدد شما قرار می‌گیرد در حالی که تماس قطع نمی‌شود.
در حالت دیگر شما می‌توانید در صورت پاسخ دادن، تماس را به شماره‌ای دیگر انتقال دهید که این کار با استفاده از کلید transfer انجام می‌شود.
ضبط مکالمات (Call recording)
ضبط مکالمات و تماس‌های ورودی یکی دیگر از امکانات VoIP است که برای اهداف مختلفی انجام می‌شود. گاهی اوقات ضبط تماس برای تیم بازاریابی یک شرکت از اهمیت بالایی برخوردار است، چرا که از این طریق نیازهای واقعی مشتری را شناسایی می‌کنند.
از طرف دیگر اگر زمانی مشتری از پاسخگویی تیم پشتیبانی یا هر بخش دیگر ناراضی باشد با ضبط کردن تماس‌ها می‌توان صحت این موضوع را بررسی کرد. ضبط تماس‌ها، هم در فضای ابری و هم در کارت‌های حافظه انجام می‌شود که استفاده از کارت‌های حافظه به دلیل دسترسی آسان، مناسب‌تر است.
پست صوتی (voicemail)
پست صوتی یکی از ویژگی‌های کارآمد و اساسی VoIP به‌شمار می‌رود که در اکثر سیستم‌های ویپ وجود دارد. با فعال کردن این حالت قابلیت پیام‌گذاری تماس‌گیرنده در صورت عدم دسترس بودن شما انجام می‌شود. مخاطب پیام خود را می‌گذارد و این پیام به ایمیل سازمانی شما ارسال می‌شود.
از این طریق می‌توان در کمترین زمان از پیام مشتری آگاه شده و به آن پاسخ دهید. حتی می‌توانید برای تماس‌گیرندگان، پیام‌های صوتی مناسبتی ایجاد کنید تا در موقع پیام گذاشتن، آن را بشنوند.
ترکیب شدن VoIP با سایر ابزارها
بسیاری از امکانات پیشرفته دیگر مانند اتصال VoIP به سیستم CRM شرکت می‌تواند عملکرد سازمان را افزایش دهد. اتصال اطلاعات فرد تماس‌گیرنده به نرم‌افزارهای مدیریت ارتباط با مشتری یا CRM برای تیم فروش یک گزینه بسیار مناسب است، چرا که برای دسته‌بندی کردن مشتریان در آینده کاربردهای زیادی دارد.
کنفرانس صوتی
کنفرانس صوتی یکی از امکانات رایج و متداول در سیستم ویپ است. این ویژگی برای افرادی که از راه دور کار می‌کنند بسیار مناسب است. شما می‌توانید با کنفراس صوتی با ده‌ها نفر دیگر یک جلسه غیر حضوری و از راه دور برگزار کنید.
کنفرانس صوتی در صرفه‌جویی زمان، صرفه‌جویی در هزینه و راحتی در کار نقش زیادی ایفا می‌کند. کنفرانس صوتی می‌تواند با وسایلی مانند هدفون راحت‌تر انجام شود تا بدون در دست گرفتن گوشی تلفن، از خستگی زودرس جلوگیری کند.
کنفرانس تصویری
کنفرانس تصویری نسبت به کنفرانس صوتی از محبوبیت بالاتری برخوردار است. به این خاطر که علاوه بر صدا، دیدن تصاویر همکاران‌تان می‌تواند بسیار جذاب باشد. علاوه بر مکالمات تصویری می‌توانید اسناد و فایل‌های مورد نظر خود مانند پاورپوینت یا تصاویر را با دیگر کاربران به اشتراک بگذارید تا آنها به صورت همزمان بتوانند فایل را مشاهده کنند.
کنفرانس‌های تصویری روابط دوستانه بین همکاران را افزایش داده و یک حس نزدیک بودن به یکدیگر را برای آنها فراهم می‌کند. توجه داشته باشید که برای ایجاد کنفرانس تصویری نیاز اساسی به یک اینترنت پر سرعت و پایدار خواهید داشت.
ویژگی DND
کلمه DND مخفف عبارت Do Not Disturb به معنای لغوی “مزاحم نشوید” است. این ویژگی در برخی از سیستم‌های تلفن تحت شبکه مانند تلفن تحت شبکه یالینک، با کلید Forward یکی است.
این ویژگی زمانی کاربرد دارد که به هر دلیلی توانایی پاسخ دادن به تماس‌های ورودی را ندارید. با فعال کردن این ویژگی دیگر تماس‌ها به شما وصل نمی‌شوند و به شماره‌های داخلی دیگر به صورت رندوم هدایت می‌شوند.
ویژگی door phone یا باز کردن درب
این ویژگی به شما امکان می‌دهد تا با اتصال VoIP به آیفون درب ساختمان محل کار یا منزل، به راحتی با فرد مراجعه‌کننده ارتباط برقرار کنید. ویژگی door phone با آیفون‌های تصویری نیز سازگار است و به شما در شناسایی هویت فرد مراجعه‌کننده کمک بسیاری می‌کند تا تصمیم بگیرید درب ساختمان یا منزل را برای او باز کنید. این ویژگی برای امنیت محل کار شما بسیار مفید و مناسب است.
ویژگی موزیک انتظار
اگر کسب و کار پرتحرک و شلوغی را اداره می‌کنید که تماس‌گیرندگان باید وقت بیشتری را در انتظار وصل شدن تماس داشته باشند، می‌توانید با قرار دادن یک موزیک دلخواه، در انتظار ماندن آنها را راحت‌تر و دلنشین‌تر کنید.
در کل انتظار زیاد مشتری یا مخاطب، برای کسب و کار و نام تجاری شما زیاد مناسب نیست ولی برای مرتفع کردن این مشکل، استفاده از آهنگ‌های انتظار گزینه خوبی به نظر می‌رسد که سیستم VoIP برای شما فراهم می‌کند.
ویژگی Barge-in
شاید هر کسی با مفهوم مفهوم Barge-in آشنایی نداشته باشد. به همین خاطر برای درک بهتر ویژگی Barge-in در سیستم ویپ، آن را با گفتن یک مثال برای شما روشن می‌کنیم. فرض کنید فردی با شما یا یکی از همکارنتان تماس برقرار می‌کند و از شما سوالاتی می‌کند که در تخصص شما نیست. شما برای آنکه فرد تماس‌گیرنده متوجه کم بودن اطلاعات شما نشود باید کاری کنید.
حال برای آنکه در همان لحظه پاسخ آن فرد را بدهید، بدون آنکه حتی فرد مقابل به حالت انتظار تماس برود، با یکی از همکارنتان که اطلاعات کافی در مورد موضوع دارد وصل می‌شوید. فرد تماس‌گیرنده به هیچ وجه نمی‌تواند صدای همکارتان را بشنود در حالی که همکار شما در حال صحبت کردن و راهنمایی دادن به شماست. این مفهوم ویژگی Barge-in است.
برخی از مزایای ویپ (VoIP)
در موارد بالا با مهمترین امکانات ویپ آشنا شدیم و حالا برخی از مزیت‌هایی که در سیستم ویپ از اهمیت بیشتری برخوردار هستند را مورد بررسی قرار می‌دهیم. برای آگاهی کامل از فواید سیستم ویپ، پیشنهاد می‌کنیم مقاله “مزایای ویپ” را مطالعه کنید که به طور جامع و کامل به آن پرداخته شده است.
هزینه‌های کمتر
به طور کل استفاده از سیستم Voip هزینه‌های به مراتب کمتری نسبت به سیستم‌های سنتی را به همراه دارد. به این دلیل که از یک شبکه واحد برای انتقال صدا و داده‌های دیگر استفاده می‌شود. اگر از حداکثر ظرفیت Voip استفاده شود می‌توان با تماس‌های ببین‌المللی از طریق Voip هزینه‌های ارتباطی زیادی را کاهش داد.
درصورتی که به احتمال زیاد هزینه‌های اینترنت را قطعا به همراه خواهد داشت. یک نمونه معروف دیگر از برنامه‌هایی که صدا و حتی تصویر را انتقال می‌دهد، برنامه Skype است که امروزه استفاده‌های زیادی از آن می‌شود.
افزایش عملکرد کارکنان یک سازمان
استفاده از سیستم Voip تمام مشکلاتی را که با تلفن‌های سنتی دارید، حل می‌کند. یکی از موارد مهم استفاده از این فناوری، در بخش مرکز تماس شرکت‌هاست. به این صورت که بعد از ساعات اتمام کار که کارمندان در شرکت حضور ندارند، در صورت تماس گرفتن مشتری دیگر نمی‌توان از طریق تلفن‌های سنتی پاسخ آنها را بدهیم.
حال راه چاره چیست تا همیشه و در همه حال پاسخگوی مشتریان باشیم؟ به نظر شما راهی است که بتوان این بهره‌وری در کار را افزایش داد؟ بله، کاملا درست حدس زدید. از طریق فناوری Voip می‌توان تماس‌های مشتریان را به تلفن همراه آنها انتقال داد تا پاسخگویی به مشتری در هر زمان امکان‌پذیر باشد.
مشخص است که این حرکت رضایت مشتریان یک شرکت یا سازمان را به ارمغان می‌آورد. اینکه بتوان در هر جایی که به اینترنت دسترسی باشد، پاسخگوی مشتریان باشیم، کاری است که هر شرکتی انجام نمی‌دهد و شما می‌توانید با استفاده از این سیستم میان خود و رقبا، تمایز ایجاد کنید.
حال به زبان ساده متوجه شدیم که Voip چه امکاناتی دارد. اکنون می‌خواهیم کمی با استانداردها و نحوه کار Voip صحبت کنیم و به برخی از شرکت‌هایی که از این تکنولوژی استفاده می‌کنند و به علاوه چند نمونه محصول اشاره کنیم.
امنیت بیشتر با Voip
جالب است بدانید که Voip به طور معمول از رمزگذاری‌های استاندارد واحد ارتباطات بین‌المللی یا ITU (International Telecommunication Union) مانند G.711 استفاده می‌کند. بسیاری از فروشندگان این فناوری از کدک‌های شرکت خود برای راه‌اندازی Voip برای مشتریان استفاده می‌کنند.
به دلیل اینکه سیستم Voip اطلاعات را فشرده می‌کند تا راحت‌تر به مقصد برسد، ممکن است که از کیفیت صدا کاسته شود. اما همین فشرده‌سازی باعث می‌شود تا میزان استفاده از پهنای باند کاهش یابد. همچنین می‌توان از طریق پروتکل ITU T.38 از ارتباطات غیر صوتی مانند ارسال فکس بهره برد.
هنگامی که صدا از طریق IP انتقال پیدا می‌کند، پروتکل RTP (Real-Time Transport Protocol) که یک پروتکل انتقالی در زمان واقعی است، فعال می‌شود و از طریق ورژن رمزگذاری شده، انتقال اطلاعات به صورت امن صورت می‌گیرد.
بخش‌ها و اجزایی که مربوط به سیستم Voip هستند به طور معمول شامل موارد زیر می‌شوند:
- IP PBX : برای مدیریت کردن شماره تلفن‌های کاربر
- مدیریت و اتصال سایر دستگاه‌هایVoip
- کنترل امنیت
- ایجاد gateway برای اتصالات شبکه
سایر امکانات Voip
به غیر موارد بالا که مهمترین ویژگی‌های Voip به حساب می‌آیند، استفاده‌های دیگری هم از این فناوری می‌شود، مانند:
- استفاده به عنوان پیام صوتی
- ارسال پیام صوتی از طریق اپلیکیشن‌های موبایل
- انتقال تماس‌های صوتی
- کنفرانس‌های چند نفره
و بسیاری از امکانات دیگر که برخی از آنها در کشور ما مورد استفاده نیست.
مهمترین شرکت‌هایی که تلفن‌های Voip را تولید می‌کنند، کدامند؟
نمونه‌ای از شرکت‌های معروفی که در محصولات خود، Voip را مدنظر قرار می‌دهند، شرکت سیمیا سیستم با محصول مرکز تماس سیمیا و یالینک اشاره کرد.
هر دو شرکت بر این باور هستند که می‌توان ارتباطات جهانی را تغییر داد. آنها با تولید و طراحی محصولات جدید که مبتنی بر IP هستند، هر روز به هدف خود نزدیک‌تر می‌شوند. تلفن‌های تحت شبکه که علاوه بر صدا، ارتباط تصویری را نیز فراهم می‌کنند.
چند نوع تلفن Voip داریم؟
یکی از نقاط قوت تلفن‌های اینترنتی این است که خدماتی به مراتب بیشتر از یک تلفن معمولی را ارائه می‌دهند. شما می‌توانید از طریق اینترنت با هر کسی و در هر جایی از دنیا ارتباط برقرار کنید در صورتی که طرف مقابل هم دسترسی به اینترنت داشته باشد.
این خدمات هم می‌توانند مانند لمس یک برنامه ساده باشند و هم می‌توانند برای سازمان‌های بزرگ یک فناوری پیچیده محسوب شوند.
تلفن‌های Voipبه طور کل به دو دسته مهم تقسیم می‌شوند:
- تلفن‌های Voip که مبتنی بر سخت‌افزار هستند
- تلفن‌های Voip که مبتنی بر نرم‌افزار هستند
تلفن‌های Voip مبتنی بر سخت‌افزار
تلفن‌های تحت شبکه که بر اساس سخت‌افزار کار می‌کنند، همان‌طور که از اسم آنها معلوم است، باید به عنوان یک دستگاه فیزیکی استفاده شوند. نمونه‌های مشخص این نوع Voip، همین تلفن‌های تحت شبکه هستند که ویژگی‌هایی از قبیل صفحه نمایشگر، اسپیکر و در برخی موارد صفحه‌های لمسی را دارند. تلفن‌های تحت شبکه می‌توانند امکاناتی از قبیل کنفرانس‌های صوتی و یا تصویری را برای کاربر فراهم کنند.
تلفن‌های Voip مبتنی بر نرم‌افزار
تلفن‌های تحت شبکه که بر اساس نرم‌افزار کار می‌کنند، بیشتر به عنوان برنامه‌های موبایلی شناخته می‌شوند. برنامه‌هایی از قبیل WhatsApp و Skype که به احتمال خیلی زیاد با آنها آشنایی دارید، می‌توانند روی موبایل یا سیستم کامپیوتر نصب شوند. روی موبایل که میکروفن وجود دارد و در سیستم‌های کامپیوتر هم در صورت نبود میکروفن، می‌توان یک هدست تلفن ویپ تهیه کرد و از طریق آن مکالمه را انجام داد.
نمونه‌هایی از تلفن‌های تحت شبکه
اکنون قصد داریم تا تلفن‌هایی که از Voip پشتیبانی می‌کنند را به عنوان نمونه به شما معرفی کنیم. از تلفن های برند یالینک می‌توان به T19p E2، T21p E2 و T29g اشاره کرد که یکی از این سه محصول را مورد بررسی قرار می‌دهیم.
همچنین شرکت سیمیا سیستم زیرمجموعه هلدینگ سیمیا هم رقیب بسیار جدی برای پاناسونیک است. چرا که کیفیت ساخت بالای محصولات را مدنظر قرار داده و توجه زیادی به قیمت محصولات و امکانات آن کرده است. از محبوب‌ترین محصولات سیمیا سیستم می‌توان از SCC16F و SCC1E نام برد که یکی از این موارد را به طور مختصر به شما معرفی می‌کنیم.
مزایا و معایب Voip در یک نگاه
قطعا هیچ چیزی در دنیا نیست که بدون عیب و ایراد باشد. فناوری Voip هم از این قاعده مستثنی نیست. حال به طور مختصر و مفید قصد داریم تا با برخی از فواید و معایب استفاده از سیستم Voip بپردازیم.
معایب
- پایین بودن کیفیت صدا در برخی موارد
- وابسته بودن به پهنای باند
- وابسته به نیروی الکتریکی یا برق
مزایا
- صرفه‌جویی در هزینه‌ها
- انعطاف‌پذیری
- بدون محدودیت مکانی
- قابل دسترس بودن
- سازگار با برخی از اپلیکیشن‌های موبایل‌های هوشمند
- افزایش بهره‌وری و عملکرد
و کلام آخر
در مجموع استفاده از Voip و امکانات آن به یکپارچه شدن سازمان و یا شرکت کمک بسیاری می‌کند. اینکه کارمندان از طریق یک شبکه با هم در ارتباط باشند، عملکرد و بهره‌وری آنها نیز افزایش پیدا می‌کند. همچنین هزینه‌های ارتباطی شما را حتی شده بسیار کم هم که باشد، کاهش می‌دهد. اگر تجربه‌هایی چه خوب و چه بد در استفاده از نرم‌افزارها یا سخت‌افزارهای Voip دارید حتما با ما مطرح کنید. خوشحال می‌شویم که نظرات شما را در مورد این فناوری بدانیم.
سوالات متداول
آیا می‌توان از تلفن‌های Voip در خانه هم استفاده کرد؟
قطعا می‌شود که در خانه از تلفن‌های تحت شبکه استفاده کرد. این کار بسیار ساده است، فقط کافیست تا برای انجام این کار یک تلفن Voip تهیه کنید. سپس به راحتی می‌توان در مواقعی که در محل کار حضور ندارید و در منزل هستید، ارتباط با مشتریان خود را حفظ کنید.
آیا از تلفن بیسیم می‌توان به عنوان یک تلفن Voip استفاده کرد؟
واقعیت این است که تلفن‌های بیسیم باید قابلیت تحت شبکه بودن را داشته باشند. برخی از شرکت‌های سازنده تلفن Voip مانند یالینک، تلفن‌های بیسیم تحت شبکه را طراحی و تولید می‌کنند. تصمیم با شماست که بر حسب نیاز تجاری خود از کدام نوع تلفن استفاده می‌کنید.
برای استفاده از Voip به چه چیزهایی نیاز دارم؟
• برای اینکه بخواهید از Voip در تلفن‌ها استفاده کنید، باید تلفن سازگار با Voip را داشته باشید که از این قابلیت پشتیبانی کند.
• برای استفاده از Voip در کامپیوتر یا موبایل، باید در مرحله اول اینترنت داشته باشید و سپس از نرم‌افزارهایی استفاده کنید که این ویژگی را در خود داشته باشند. مانند نرم افزارهای WhatsApp و Skype.
آیا سیستم ویپ می‌تواند به رشد کسب و کار من کمک کند؟
امکانات Voip و در کل سیستم Voip برای تمامی مشاغل کوچک تا بزرگ کاربرد دارد. اگر به دنبال رابطه‌ای هوشمند بین خود و مشتریان‌تان هستید، Voip تمام موارد در این زمینه را پوشش داده و یک حس تجربه کاربری مناسب برای بِرند تجاری شما ایجاد می‌کند.
